Utnyttja virtuella datarum för effektiva fastighetsaffärer

Fastighetsbranschen är den största bransch som världen någonsin skådat, med nästan 340 biljoner USD i globala tillgångar. För att sätta det i perspektiv är värdet på allt guld som någonsin brutits 12,1 biljoner dollar, eller bara 4% av det totala värdet på alla fastigheter i världen.

Bortsett från guld är fastigheter nästan fyra gånger så värdefulla som den globala BNP och mer värda än alla globala aktier och räntebärande värdepapper tillsammans.

Med så mycket potential i branschen är det inte konstigt att så många människor är intresserade av att investera i fastigheter – oavsett om du är en förstagångsinvesterare eller en erfaren fastighetsmogul finns det en möjlighet för dig i den här sektorn. Och för att förbättra denna möjlighet har ett datarum för fastighetsaffärer skapats!

Vilka utmaningar kan ett datarum för kommersiella fastigheter effektivisera? Vem förlitar sig på denna lösning? Vad definierar ett bra datarum för fastigheter? Svaren och andra värdefulla insikter finns i vår guide nedan!

Förstå fastighetstransaktioner och behovet av datarum

Våra resultat visar att fastighetsmäklare står inför många utmaningar i sitt dagliga arbete, trots branschens lukrativa och givande natur. Bland dessa utmaningar är säkerhet för fastighetsdata och regelefterlevnad de största problemen som kvarstår oavsett det ekonomiska eller geopolitiska klimatet.

Datasekretess är av största vikt i fastighetsbranschen. Mäklare hanterar känslig information, t.ex. personuppgifter och finansiella uppgifter, och måste vidta nödvändiga åtgärder för att skydda sina kunders integritet och säkra fastighetstransaktioner. Underlåtenhet att göra detta kan leda till allvarliga konsekvenser för kunden och byrån.

Fastighetsbranschen är dessutom hårt reglerad, och strikta regler och förordningar måste följas för att bedriva verksamheten etiskt och lagligt. På så sätt måste fastighetsmäklare följa alla tillämpliga lagar och förordningar för att undvika rättsliga följder.

Virtuella datarum är ett utmärkt sätt för fastighetsmäklare att lagra och hantera sina data i enlighet med lagen. De tillhandahåller en säker, central lagringsplats för alla dokument som rör en fastighetstransaktion, vilket gör det enkelt att komma åt, spåra och hantera dokument.

Rollen för fastighetsdatarum i fildelning

Fastighetsdatarum är onekligen fördelaktigt eftersom det ger optimal kontroll över dokumentåtkomst. Endast behöriga parter beviljas åtkomst baserat på deras behov av att veta, vilket garanterar största möjliga säkerhet för känslig information som prissättning och immateriella rättigheter under avtalsförhandlingar.

Dessutom möjliggör online-arbetsytor effektiv dokumenthantering genom mapp- och undermappsorganisation, vilket gör det enkelt att hitta specifika dokument även när man hanterar stora datamängder.

Slutligen garanterar datarummen regelefterlevnad genom att tillhandahålla en säker plattform för lagring och delning av fastighetsdokumentation, vilket är avgörande inom fastighetsbranschen. Till exempel använder VDR-fastighetsleverantörer krypteringsprotokoll för att säkerställa att datavärdskap och delning är säkra och överensstämmer med branschstandarder.

Sammanfattningsvis erbjuder plattformen skyddad fildelning för fastighetsföretag, effektiviserad dokumenthantering och regelefterlevnad. På så sätt blir den ett oumbärligt verktyg för företag inom fastighetssektorn.

Varför använder fastighetsbolag virtuella datarum?

Datarum tillför värde till en mängd olika projektledningsaktiviteter inom fastighetsbranschen eftersom de effektiviserar hur fastighetsmäklare hanterar köpare, säkerställer åtkomstsäkerheten för dokument under due diligence och tillhandahåller obegränsat med praktiska verktyg för att påskynda affärer och maximera värdet. Nedan följer de kategorier av datarumsanvändare som utnyttjar tekniken mest.

1. Investerare

För investerare är ett datarum en enhetlig plattform för portföljförvaltning, möjlighetsscouting och due diligence av fastigheter. Det är också ett utrymme för att kommunicera med kapitalförvaltare som sköter deras projekt och partners från joint ventures.

Investeringsrådgivare och konsulter använder ett datarum för fastighetsinvesteringar för att hantera affärer, utbyta känslig information och hitta potentiella fastighetsprojekt åt sina kunder.

2. Revisorer

Ett datarum gör det lättare för fastighetsspecialister att få tillgång till de nödvändiga filmapparna och hantera brådskande ekonomiska frågor snabbare. Dessutom kan fastighetsrevisorer kommunicera med fastighetsförvaltare och begära ytterligare information utan att behöva vara på plats.

Insikt: Datarumsfunktioner som flera nivåer av åtkomsträttigheter gör det möjligt att hantera användare över flera projekt och mildra investeringsrisker genom att minska risken för dataläckage och oönskade besökare.

3. Mäklare

Med datarumsteknik kan mäklare enkelt hantera och spåra flera projekt samtidigt. Beroende på vilka tjänster de erbjuder kan mäklarna använda det digitala utrymmet för att förhandla med potentiella köpare, hitta experter för att hantera kommersiella fastighetsprocesser, granska dokument och mycket mer.

Mäklarexperter vet att en snabb leverans av dokument är avgörande för att fastighetsaffärer ska lyckas, och datarum gör det möjligt för dem att hämta och arbeta med konfidentiella uppgifter så snabbt som möjligt.

4. Advokater

Jurister använder virtuella datarumslösningar för en mängd olika projekt. Programvaran kan användas för att organisera möten med partners, underlätta avtalsgranskning och säkra åtkomst till konfidentiella dokument.

Insikt: Förutom att erbjuda säker datalagring har virtuella datarum även olika kommunikationslösningar som chatt, videokonferenser och kommentering av dokument i realtid.

5. Kunder

Medan branschexperter använder virtuella datarum för att hantera fastighetsprojekt, vänder sig deras kunder till datarum av liknande skäl. Beroende på kundens typ och avsikter kan de köpa datarumsprogramvara för att övervaka sina interna projekt, få tillgång till och granska potentiella affärsdata och ge tillgång till partners i joint ventures.

Med ett välstrukturerat datarum är det mycket enkelt att hantera flera projekt och många dokument, vilket ger obegränsade möjligheter inom alla segment och branscher.

Vad definierar en bra datarumsfastighet

Även om nästan alla virtuella datarum erbjuder de grundläggande verktygen för att arbeta med företagsdata, är det inte alla lösningar som är lika lämpliga för ditt fall. När du ska välja en datarumsleverantör för dina projekt bör du ta hänsyn till följande aspekter.

Leverantörens expertis inom fastigheter

Erfarenhet av att hantera konfidentiella uppgifter inom fastighetsbranschen innebär att man förstår den övergripande mekaniken och kan tillhandahålla verktyg för processförbättringar. En leverantör som tidigare har hanterat fastighetsprocesser vet hur man samarbetar med allt från företagsinvesterare till privata köpare och kan därför erbjuda insikter och anvisningar för ditt projekt.

Funktioner i programvaran

Ett virtuellt datarum för fastighetsprojekt måste erbjuda tillräckliga verktyg som låter dig hantera dokument, utveckla ett användargränssnitt med eget varumärke, säkra datalagring från obehöriga besökare och leverera insiktsfulla dataanalyser. De verktyg som spelar en särskilt viktig roll för säker fildelning och organisering av dokument är bl.a:

• Brett stöd för filtyper
• Dynamiska vattenstämplar
• Användarautentisering med flera faktorer
• Begränsningar för nedladdning, skärmdump och utskrift
• Detaljerad spårning av användaraktivitet, med mera.
• Supportteam

Ett funktionellt och lyhört supportteam är en indikator på en professionell datarumsleverantör. Även det mest avancerade virtuella datarummet kan ha enstaka buggar och inkonsekvenser, som måste åtgärdas omedelbart, så att fastighetsdokumenten inte äventyras.

Insikt: Supportteamet är viktigt under de inledande stadierna av användningen av virtuella datarum. De hjälper dig att konfigurera ett datarum och utbildar dig och dina medarbetare i hur man använder verktyget på bästa sätt.

AVKASTNING

Framgångsrik deal management och asset management har ett pris. Förutom den totala arbetsinsatsen och resurserna måste även kostnaden för det virtuella datarummet tas med i beräkningen vid fastighetsprojekt.

Det viktiga här är att koppla värdet av ett visst datarum till det pris du är beredd att betala. För att göra detta effektivt bör du utvärdera hur många dokument och personer som kommer att cirkulera i ditt fastighetsprojekt, samt vilka verktyg du kommer att behöva i processen. På så sätt kan en liten mäklarfirma sikta på en billigare, mindre utrustad lösning, medan stora företag och företagsnivåföretag kommer att kräva full funktionalitet med maximal kapacitet.

Nu uppmanar vi dig att kolla in och jämföra TOP-5-leverantörer av datarum. Baserat på vår erfarenhet är de bäst lämpade för fastighetskrav.

	Leverantör	Capterra poäng	Prissättningsplaner	Utmärkande egenskaper
1.	Ideals	4.8	Pro Business Enterprise	Branschledande drifttid på 99,95 Datakryptering i flera lager Begränsning av tid och IP-adress Makulering på distans Säker vy från staket
2.	Intralinks	4.1	Virtual data room	Snabb installation av VDR AI-redaktion Detaljerad rapportering Vattenmärkning
3.	SmartRoom	2.0	N/A	Säkerhet på dokumentnivå Integration med DocuSign SmartLock SmartShare
4.	Box	4.4	Business Business Plus Enterprise Enterprise Plus	1400+ integrationer 120+ förhandsgranskning av filtyper Mobil åtkomst E-signatur
5.	Citrix	4.1	Standard Advanced Premium	Tvåstegsverifiering Anpassad varumärkesprofilering Plugins för Outlook och Gmail

Fastighetsprojekt som förlitar sig på programvara för virtuella datarum

Tjänsten för virtuella datarum för fastigheter bygger på principerna om datasäkerhet och effektivt fastighetssamarbete online. Det innebär att datarummen öppnar många dörrar för alla aspekter av projektledning inom fastighetsbranschen.

Insikt: Användare av fastighetsdatarum har verktyg som hjälper dem att hantera alla typer av projekt, från enkla fastighetstransaktioner till komplex due diligence i flera steg.

Due diligence av fastigheter

Due diligence-processen för fastigheter är en lång process som består av flera lika viktiga steg. Till exempel:

• Potentiella köpare granskar fastighetens egenskaper, licenser och eventuella problem
• Partners hittar lösningar för att kommunicera due diligence-dokument
• Utomstående experter på fastighetsprojekt, t.ex. revisorer eller inspektörer, kommer in för att bidra med sin åsikt
• Advokater som deltar i detaljerad avtalsgranskning etc.

Ett virtuellt datarum med en genomtänkt, logisk struktur av mappar och undermappar gör det möjligt att fatta beslut på ett smidigt och flexibelt sätt. Dessutom kan du förenkla insamlingen av due diligence-dokument med hjälp av checklistan för due diligence i datarummet. Därför bör du prioritera att investera tillräckligt i en logisk layout.

Förvaltning av tillgångar

Kapitalförvaltare måste ofta hålla koll på flera projekt samtidigt, vilket kräver en centraliserad plats för att komponera tillgångsportföljer, övervaka joint ventures, underlätta due diligence av fastigheter och initiera förvärvsprojekt.

Insikt: Vissa företag som erbjuder virtuella datarum erbjuder en tjänst för portföljmallar, vilket på ett tydligt sätt effektiviserar hur du hanterar finansiella dokument och andra filer.

Förvaltning av investeringar

Investerare med omfattande fastighetsportföljer hanterar sina affärer med största försiktighet och koncentration. Ett virtuellt datarum kan ge enskilda och institutionella investerare möjlighet att hantera och övervaka flera projekt, snabbt hämta specifika dokument, minska säkerhetsriskerna för fastighetsinvesteringar och, i vissa fall, upprätthålla identitetssäkerhet under due diligence-fasen.

Förvaltning av fastighetsportföljer

Ett virtuellt datarum är en idealisk plats för att strukturera fastighetsdokument som bygghandlingar och revisionssammanfattningar, spåra användare under viktiga affärer och fatta strategiska beslut.

Insikt: Portföljhantering i datarum är det bästa sättet att se dina tillgångar som delar av en större bild och diversifiera därefter.

Konkurs och omstrukturering

De fastighetsspecialister som arbetar med konkurs- och omstruktureringsprojekt kräver omedelbar tillgång till många dokument, inklusive allt från fastighetsinformation till hela arkivet med myndighetsdokument. Och precis som med många andra due diligence-beroende processer är säkerhet och bekvämlighet de viktigaste faktorerna i sådana fall.

Behöver du hjälp med att välja det bästa datarummet? Lita på våra experters val – det bästa datarummet för dig är bara några klick bort.

Viktiga slutsatser

Tidigare gjordes de flesta fastighetsaffärer personligen, vilket var tidskrävande och dyrt, men nu går de online. Du kan alltså effektivisera fastighetstransaktioner på distans och göra dem mer kostnadseffektiva. Varför gör du inte det?

Category

Blog

FAQ